Planifier et bien se préparer

Toute soirée festive qui se respecte doit faire l’objet d’une bonne préparation. Préparez-vous et élaborez votre plan d’action plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance si nécessaire. Fermez les yeux, et imaginez votre soirée idéale…Dans la même optique, pensez à définir le thème de votre soirée. Cherchez toujours à avoir une idée claire de votre thème, et à le développer en allant le plus loin possible dans l’imagination. Une soirée Halloween peut être plus fun si un invité/danseur intervient par surprise au milieu de la soirée déguisé en momie ; tout comme une soirée Safari sera plus divertissante avec le jeu de la traversée du feu ! Cet ensemble de détails fera de votre soirée un succès mémorable.

 Budgétiser vos envies

Lorsque vous savez exactement ce que vous voulez pour votre soirée, pensez à décliner chaque aspect de celle-ci sur un document (papier ou numérique). Comment voyez-vous votre soirée ? Que faut-il pour que cette vision devienne réalité ? Listez, cela vous permettra de réduire les risques d‘oubli. Une boule de cristal, de la peinture fluo, des miroirs, des peluches, un service traiteur, un animateur… essayez tant bien que mal de faire une liste exhaustive de ce qui est indispensable à la soirée que vous imaginez.

Élaborer un plan de communication

Une soirée est plus ou moins un produit marketing. Vous devez donc impérativement répondre aux questions : à qui est destinée la soirée ? Qui peut être intéressé par ce type de soirée ? Qui est-ce que je veux voir à cette soirée ?

Prévoir un plan d’action

Pour finir, vous échelonnez toutes les actions dans le temps : recherche du lieu, location de la sonorisation, achat des accessoires de déco, préparation de jeux/concours, etc. Vous aurez ainsi une maîtrise à 360° degrés de l’organisation matérielle de votre soirée. Prévoyez d’utiliser une solution pour la gestion de vos inscriptions et invitations à votre soirée. Vous pourrez ainsi gérer vos différentes listes de convives et contrôler simplement les entrées le jour de l’événement.

 

Éviter les ennuis

Une soirée festive n’est pas sans conséquence sur ce qui l’entoure.

En ce qui concerne l’environnement proche, si votre soirée a lieu dans une zone pavillonnaire ou résidentielle, il vaut mieux prévenir vos voisins directs, et pourquoi pas afficher une annonce au plus tard trois jours avant le jour J. Certaines mairies préfèrent en outre être averties. Renseignez-vous sur ce point. Prendre en compte la sécurité. Sachez que vous êtes responsable de la sécurité de vos invités. La présence d’une personne ou d’une équipe dédiée à la sécurité présente plusieurs avantages : elle rassure vos invités qui vont être plus détendus ; elle dissuade les plus téméraires et prévient donc tout égarement. Si votre cible est plutôt jeune, pensez à recruter une personne pour filtrer l’entrée, et si possible, une autre pour sillonner l’intérieur du lieu.

 

Assurer la sonorisation

Prenez le temps de louer le matériel de sonorisation chez un prestataire sérieux. Les modalités doivent être claires : qui déplace le matériel ? À quelle heure doit-il être installé ? Quand doit-il être rapporté ? Testez le système de sonorisation même si c’est le vôtre et évitez-vous des sueurs froides inutiles. Vous devez savoir que la sonorisation est l’un des aspects les plus importants d’une soirée réussie. Pensez donc à tester le matériel avec l’opérateur (DJ, animateur, loueur) quelques heures avant la soirée.

 

Prévoir plusieurs types de boisson et de restauration

Si vous voulez que vos invités s’amusent, boissons et nourriture ne doivent pas manquer. Il faut donc assurer vos arrières et prévoir en quantités et variétés suffisantes.

Les personnes qui viennent à votre soirée veulent s’amuser, danser et faire des rencontres. Si votre soirée semble ne pas décoller au début, il est probable que vous sentiez l’ambiance se détendre après quelques verres. Voilà d’ailleurs pourquoi certains organisateurs prévoient un verre dès l’entrée. Il vous faut donc préparer un stock de boissons alcoolisées et non alcoolisées suffisant, pour étancher la soif des invités qui se seront dépensés sur la piste de danse. Idem pour la restauration qui viendra combler les petits creux qui arrivent pendant la nuit.

Il ne vous reste plus qu’à appliquer ces conseils et les adapter aux particularités de votre soirée pour en assurer la réussite !